Cách viết email hay và đúng chuẩn

Email viết cho đồng nghiệp, ông chủ hay người quen, bạn bè sẽ sử dụng những ngôn ngữ trang trọng hoặc thân mật khác nhau.

Email (hay còn gọi là thư điện tử) thường ngắn hơn một bức thư viết tay nhưng dài hơn một đoạn văn bản. Email không khẩn cấp như việc gọi điện cho ai và mỗi email sẽ sử dụng ngôn ngữ khác nhau phụ thuộc vào người viết và người nhận. Trước khi gửi email thay vì gọi điện hoặc gửi thư, bạn cần cần nhắc tại sao mình chọn cách này để biến bức thư điện tử trở nên ý nghĩa và chuẩn hơn.

Email là cách thông minh để bạn gửi thông điệp tới tất cả mọi người.

Viết email cho đồng nghiệp hoặc ông chủ

Email trong công việc (work email) thường được sử dụng để tạo lập các cuộc họp. Người viết dễ dàng ghi hết các thông tin về cuộc họp trong cùng một email. "Work email" cũng rất hữu ích khi bạn muốn đặt câu hỏi mà không cần câu trả lời ngay lập tức hoặc gửi một lưu ý nhỏ cho những người bận rộn vì họ có thể xem lại chúng sau.

Những điều mà một "work email" nên có:

- Gửi lời chào hỏi và địa chỉ cũng như tên người bạn muốn gửi tới.
- Giới thiệu: nếu người nhận không biết bạn là ai, bạn cần giới thiệu về mình một cách ngắn gọn.
- Nêu mục đích gửi email: giải thích lý do gửi email.
- Thông tin: ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại liên lạc vào cuối email để người nhận có thể dễ dàng liên lạc trực tiếp nếu cần.

Những cụm từ phổ biến:

- "I hope you’re doing well": bạn có thể thêm cụm từ này vào đầu email sau lời chào hỏi.
- "I hope this email finds you well": câu này được sử dụng giống như câu trên nhưng mang ý nghĩa trang trọng hơn.
- "I just wanted to update you on..." or "I just wanted to let you know that…": cả hai câu nói đều là cách thú vị để bạn gửi một lời nhắn,lưu ý về một điều mà người nhận đã biết.
- "Thank you for your time": bạn có thể gửi lời cảm ơn cho người nhận vì đã dành thời gian vào cuối email.
- "Sincerely": từ này thường được sử dụng trước khi ký tên của bạn và thường được sử dụng để viết thư cho ông chủ. 

Ngôn ngữ được sử dụng trong email gửi cho người quen không cần quá trang trọng.

Viết email cho một người quen

"Người quen" là người mà bạn biết nhưng không quá thân thiết. Và email là một trong những cách tuyệt vời để liên lạc với một người quen. Bạn dễ dàng tiếp cận với một người lâu không gặp gỡ hoặc giữ liên lạc với người mà bạn gặp tại một sự kiện. Lời lẽ sử dụng trong email gửi cho một người quen không cần quá trang trọng như viết cho đồng nghiệp hay ông chủ.

Những điều cần viết trong email gồm:

- Bạn vẫn sẽ bắt đầu email bằng lời chào hỏi. 
- Giới thiệu bạn là ai, nơi mà hai người đã gặp gỡ để họ nhớ.
- Bạn có thể gửi lời chúc mừng về công việc mới hoặc một lời khen... tới người nhận email để họ thấy rằng bạn vẫn quan tâm, theo dõi họ dù không thường xuyên liên lạc.
- Bước tiếp theo là đề cập tới lý do bạn viết email cho người nhận.
- Cuối cùng là ký tên ở cuối email để họ biết rằng bạn đang chờ đợi thư từ họ.

Những cụm từ phổ biến:

- "Long time no see": Nếu bạn không gặp người ấy trong một thời gian, bạn có thể sử dụng câu thân mật này để bắt đầu email.
- "I’d love to catch up": cụm từ "to catch up" được dùng đề nói về những điều đã xảy ra trong cuộc sống của bạn kể từ lần cuối cùng bạn nói chuyện với người nhận email. Đây là một cụm từ thú vị để viết cho người mà bạn không gặp một thời gian.
- "Keep in touch": Cụm từ này mang nghĩa bạn muốn tiếp tục với người nhận email, nó được dành cho người mà bạn gặp gần đây.
- "I look forward to hearing from you": Trước khi ký tên, bạn có thể sử dụng cụm từ này để chỉ ra rằng bạn muốn nhận thư hồi âm hay biết phản ứng của người nhận thư. 
- "Best wishes": Sử dụng cụm từ này để viết cho người quen có thể hơi quá trang trọng, thay vào đó, bạn có thể chỉ cần dùng "best" để thể hiện sự gần gũi, thân mật hơn và sau đó ký tên.

Email viết cho bạn bè thường mang ý nghĩa thân mật nên không tuân thủ theo một quy tắc hay cấu trúc nhất định.

Viết email cho bạn bè

Hiện này, bạn bè thường gửi tin nhắn cho nhau hoặc nói chuyện qua Facebook... Tuy nhiên, email đôi khi vẫn được dùng giữa những người bạn để gửi một tập tin đính kèm hoặc khi hai người đang ở rất xa nhau, muốn gửi cho nhau nội dung, thông tin dài kể về cuộc sống, công việc... của mình

Những điều cần viết trong email gồm:

Email gửi cho bạn bè thường không tuân thủ theo một quy tắc nhất định. Nhưng một vài ý chính trong email vẫn cần thiết cơ như: một lời chào hỏi thân mật; chia sẻ lý do gửi email. Việc ký tên ở cuối email không quá quan trọng, thay vào đó, bạn có thể viết "talk to you later" (nói chuyện với bạn sau).

Những cụm từ phổ biến:

- "How’s it going?": đây là một cách giản dị để nói xin chào và hỏi tình trạng hiện tại của bạn bè.
-  "Just wanted to tell you...": đây là một cụm từ hay để bắt đầu email của bạn. Cụm từ này đã mất đi từ "I" (tôi) ở đầu cầu để thành một câu hoàn chỉnh bởi vì đây được coi là cách viết thân thiện dành cho bạn bè trong email tiếng Anh.
- "Talk to you later": bạn cũng có thể viết tắt là "TTYL".

Ngoài ra, bạn cũng có thể viết tắt cụm từ "laughing out loud" (cười lớn) thành "lol" khi đang nói đùa; hoặc viết tắt cụm từ "oh my god" thành "omg" khi đang ngạc nhiên về một điều gì đó.

Hải My